Dick voor Elkaar in kantoren

Klant: “Verkoopt u ook kantoren”
Winkelier: “Wat voor kantoren? Representatieve kantoren, werkkantoren, duurzame kantoren, ontmoetingskantoren, vergaderkantoren, stadskantoren, bereikbare kantoren, creatieve kantoren; Wat voor kantoren?”
Klant “Nou, doe mij dan maar een creatief kantoor”
Winkelier: “Nee, die hebben we niet!”
Als je het elke week 10 keer hoort, wordt het leuk, geloof me.

Ik maak de laatste tijd veel gesprekken mee over de toekomst van het kantoor. Het gaat meestal om een Plan van Aanpak om verouderde disfunctionele kantoren te transformeren. Het gebruik en inrichting van de standaardkantoorruimte is ontegenzeggelijk aan het veranderen. Er komen een hoop nieuwe en leuke ideeën langs en we hebben het veel over de koffie natuurlijk. De Starbuckificering van de lobby als bindmiddel voor de huurders.

De cijfers zijn veelzeggend. Het gemiddelde ruimtegebruik per werknemer in een kantoor is zo’n beetje gehalveerd vergeleken met de eerste grootschalige kantoorprojecten uit de jaren tachtig. Het archief hebben we met de cloud niet meer nodig, evenals de eigen kantoorkamer als representatie van je status. Als sprekende voorbeelden worden de kantoren van Google, Microsoft, Vodafone en andere jonge bedrijven genoemd. Eén en al gezelligheid in een speeltuinachtige omgeving. Helaas allemaal niet toepasbare voorbeelden voor ons vak. Hoe bedrijven intern met hun werknemers omgaan, welke setting ze daarvoor kiezen, daar hebben kantoorontwikkelaars relatief weinig over te zeggen. Wij maken gebouwen die geschikt zijn voor verschillende ondernemingen. De belangrijkste opgave ligt bij het bedenken van de gemeenschappelijke kenmerken van een kantoorgebouw, de branding en de inrichting van de lobby bijvoorbeeld en niet de inrichting van de individuele ruimten. Volgens mij zijn we nog zoekende naar het evenwicht in de relatie tot onze klanten als het om het Nieuwe Werken gaat. Ik heb wat aantekeningen verzameld over dit onderwerp, die ik graag met uw deel.

Thuis Werken

Thuis werken is al weer passé. De baas vindt het niet meer goed en onder druk van de recessie haalt niemand het meer in zijn hoofd te lang niet op kantoor te komen. Zien en gezien worden hoort bij een succesvolle carrière. Iemand die er nooit is als rond de koffietafel de laatste roddels worden uitgewisseld, gaat het niet redden bij de volgende reorganisatie. We hoeven niet perse om 8:30 de prikklok in te drukken, dat is voorbij, maar veel gekker moeten we het niet maken. Uw aanwezigheid wordt zeer op prijs gesteld. Jonge mensen willen altijd op kantoor zitten, want dan kunnen ze wat leren. Het systeem van het moderne kantoor werkt eigenlijk precies andersom. Er wordt van u verwacht dat u niet alleen overdag op kantoor bent, maar ook ’s avonds thuis gaat werken, want alle documenten staan op de wolk en zijn bereikbaar. Het kantoor is, en dat is relevant, een tussenstation geworden in ons werkproces. De moderne kantoororganisatie is een netwerk van plekken en niet noodzakelijk meer aan een enkele locatie gebonden. Dat is wat een kantoorontwikkelaar moet faciliteren. Ons business model voor de Atoomclub bijvoorbeeld heeft het over lidmaatschappen in plaats van vierkante meters, die in feite los van de locatie staan. We kunnen werkplekken op diverse plekken en los van een locatie leveren.

ZZP-ers

Het is een foute aanname dat de grote toename van ZPP-ers, meer dan één miljoen, de motor achter het nieuwe werken is. ZZP-ers laten zich namelijk niet makkelijk verleiden tot een gereguleerde werkplek. Los van het feit dat veel ZZP-ers geen kantoorwerk verrichten. Er zitten veel garnalenpellers tussen, wat overigens ook een slecht concept zou kunnen zijn voor lege kantoorruimte. ZZP-ers ontmoeten elkaar graag in het café, Dauphine is zo’n waterplaats, of komen op bezoek bij hun klanten. Ze zijn niet van plan veel geld neer te tellen voor een werkplek en zijn door hun zwervende bestaan daar ook nauwelijks mee geholpen. Werkplekken zijn interessant voor startende bedrijven waar drie of meer mensen willen samenwerken. Zodra mensen regelmatige interactie hebben, gaat een kantoor een functie vervullen. Dat neemt niet weg dat ZZP-ers graag gebruik maken van kantoorruimte van anderen. Ik heb in de Atoomclub in Utrecht regelmatig WiFi-zwervers bij ons in het café zitten. En dat is verder prima, het draagt bij aan de sfeer van het gebouw.

Community

We hebben het veel over het “samen” gevoel bij het Nieuwe Werken. Kantoren moeten tegenwoordig communities worden en mensen moeten zich thuis voelen, dan gaan ze vanzelf samenwerken. Dat is grotendeels een mythe. Mensen werken samen, omdat dat nuttig is, omdat ze er beter van worden. Het gaat om waardevolle informatie uitwisseling, coördinatie van taken, iets aan elkaar verkopen, onderlinge verhoudingen bestendigen, etc. Bij de aanpak van een disfunctioneel kantoorgebouw is de eerste vraag wat het nut en de waarde van het gebouw voor de huurder kan zijn en welke rol het kantoor eventueel voor de onderlinge samenwerking tussen huurders heeft. Daar is niets vaags aan. De kunst is om verschillende bedrijven met elkaar samen te laten werken. Daar moet je voorzichtig mee zijn trouwens. Als huisbaas kan je alleen stellen dat je de ontmoeting mogelijk maakt, je kan hem niets beloven. Bedrijven moeten er beter van worden, direct vertaald in meer omzet, lagere kosten en meer winst. Als je dat niet kan uitleggen, heeft je propositie van het samenwerken tussen bedrijven geen toegevoegde waarde. In tijden van crisis zijn er weinig verlichte ondernemers en bestuurders, die genoegen nemen met een “ goed gevoel”. Het beste resultaat krijg je als de huurders ongeveer uit dezelfde branche komen. We zijn natuurlijk gewoon kuddedieren, we voelen ons het veiligst bij soortgenoten. Kantoorontwikkelingen waar een incassobureau, naast een zorginstelling en een softwarebedrijf zit, hebben een laag slagingspercentage.

De functies

Elk kantoor is anders. Het kantoor bestaat niet en heeft nooit bestaan overigens. De aard van de huurders bepaalt het soort kantoor dat je moet bieden en het soort kantoor wordt gedefinieerd door de functies. De samenhang tussen vergaderen, eten, werken, parkeren, roken, etc. verschilt van type tot type. Hoeveel mensen er bijvoorbeeld samen kunnen werken in een open ruimte en de verhouding vergaderruimte versus werkplekken dient precies geprogrammeerd te worden en het verdient aanbeveling flexibiliteit in het ontwerp in te bouwen. Het luistert nogal nauw en voorkeuren veranderen nogal eens. Overigens mis ik onderzoek op dit gebied, we doen meestal maar wat.

Identiteit

Bedrijven zitten niet graag in een onpersoonlijk kantoor met andere bedrijven. Dat was lange tijd de leidraad voor kantoorontwikkeling. Grijs, wit en zwart met wat kamerplanten was veilig, daar past iedereen wel in. Nu wil men graag aanschurken tegen een authentieke identiteit. Dat hoeft niet altijd in zo’n schattig negentiende-eeuws industriegebouw te zijn, het gaat om de boodschap die ze aan hun klanten kunnen geven en een beetje anders mag, als het maar uit te leggen is. Ze moeten trots zijn op hun huisvesting en dat begint met het feit dat het allemaal functioneert. Hoe hun bezoek ontvangen wordt, de kwaliteit van de koffie, de sfeer in een gebouw, de toegankelijke WiFi, etc. Hier ligt een kans voor nieuwe kantoorconcepten, want mijn ervaring is dat 95% van de bedrijven geen visie heeft op hun eigen identiteit en dankbaar zijn als jij met de oplossing komt. Het interieur draagt daar heel veel aan bij, meer dan de architectuur van een gebouw. Ik heb in mijn leven kots-lelijke kantoorgebouwen zien veranderen in een gekke ervaringen. Ik geef toe hoe lelijker het gebouw, hoe zwaarder het interieur-geschut, maar uiteindelijk lukt het je.

Programma

Een goed kantoorconcept heeft een Programma van Gebeurtenissen. Van barbecues tot voorlichtingsavonden. Eigen feestjes van de huurders zijn ook goed om de anderen in het gebouw het gevoel te geven dat het kantoor een bruisend dorp is. Relaties van mensen van verschillende bedrijven kunnen alleen ontstaan als ze elkaar regelmatig tegenkomen. Ik heb veel dingen in mijn leven uitgedacht van bingo-avonden, tot TV-programma’s en Sinterklaasavonden en heb ontdekt dat gratis eten uiteindelijk het beste werkt. Voor eten en drinken zijn ze altijd te porren en ontstaat er ook vrij gemakkelijk een groepsdynamiek.

Diensten

Nieuwe kantoorconcepten werken het beste als de dienstverlening van receptie, tot ICT, tot bewaking verweven is met het gebouw. De mensen die de diensten leveren, zijn in dienst van het gebouw en zijn er elke dag. Dat creëert een band met en vertrouwen van de huurders. Laat je nooit verleiden een bewakingsbedrijf of een externe cateraar de diensten te laten verrichten. Als je ze toch gebruikt, vraag of ze in gewone kleding komen en niet met bedrijfskleding van de baas.

All-in

Je moet tegen een gebruiker kunnen vertellen wat de huisvesting echt kost. Niet alleen de huurprijs, de servicekosten en de energielasten, maar ook echt alles. Inrichting bijvoorbeeld. Een leek weet niet wat meubels en vloerbedekking kosten en wordt altijd negatief verrast. Ontzorging en betaalbaarheid zijn de sleutels van het nieuwe kantoorconcept. De markt vraagt om duidelijkheid, geef die dan ook. Zeker als we met startende ondernemingen te maken hebben. Dat wordt beloond met langere huurperiodes.

Parkeren

Het moderne kantoor gaat over mobiliteit. Het is zoals gezegd een tussenstation in het werkproces, geen eindbestemming. Bereikbaarheid, in de eerste plaats per auto, is cruciaal. Openbaar vervoer is uiteraard ook belangrijk. Door de intensivering van het kantoorgebruik krijgen we te maken met geheel andere parkeernormen. We hebben het over parkeernormen die oplopen tot 1 parkeerplaats per 10m². Er was nog een tijd dat we dachten dat we het met 1 parkeerplaats per 75 m² kantooroppervlak aankonden, althans dat dacht de overheid. Dat maakt herontwikkelingslocaties en bedrijventerreinen prima locaties voor het Nieuwe Kantoor. Deze opvatting wordt niet gedeeld door veel gemeenten, maar je moet er streng op toezien dat je voldoende capaciteit hebt, anders gaat het succes van je concept op den duur tegen je werken.

Het oude kantoor bestaat niet meer zoals gezegd, het nieuwe kantoor moet nog uitgevonden worden.