Gemeente Woerden loopt voorop met digitalisering vergunninge

Op welke wijze verleent Woerden de vergunningen digitaal en is het proces verder efficiënt gemaakt?

In het kort

Door de ontvangen digitale aanvragen met bestanden, door de vergunningverlener digitaal te toetsen met 2 beeldschermen, de brieven en besluiten digitaal te genereren vanuit een workflow-managementsysteem, alle bestanden en correspondentie op een aparte schijf voor aanvragen en vergunningen digitaal te beheren en de vergunningen vandaar uit te verzenden via wetransfer.com naar aanvrager en overige betrokkenen.

Het toezicht op de vergunningen gaat ook digitaal. Alle toezichthouders kunnen de vergunningen met bijlagen vanuit de vergunningen-schijf, via de I-pad digitaal ter plaatse uit-controleren en eventueel voorzien van opmerkingen en foto’s.

Kortom, alles dus digitaal.

Ná het verlenen van de vergunning en ná gereed zijn van het bouwwerk worden de bestanden digitaal gearchiveerd in het centrale gemeentelijke digitale archiefsysteem Corsa.

Voor deze digitalisering is intern het werkproces aangepast en dan met name het archiveringsproces, waarbij de archivering van aanvragen en vergunningen aan de archiefwet voldoet. De provincie heeft voor Woerden de benodigde substitutieverklaring verleend.

Nieuwe werkwijze/processen

Het bestaande proces vergunningverlening en archivering moet grondig herzien worden. Vooraf afspraken maken en hindernissen nemen. De meeste barrières zijn vooraf al wel in te schatten. In Woerden heeft een pilot-club bestaande uit mensen vanuit verschillende disciplines een nieuw proces ontwikkeld. Sommige dingen lijken een hindernis maar vallen mee, terwijl het ook wel eens andersom zo is. Vooraf is overeengekomen wie de aanspreekpunten zijn. Nadat het nieuwe proces ná ongeveer 3 maanden globaal ontwikkeld was, werd er gestart met de digitale pilot. Elke 3 weken daarna was er een kort overlegje over eventuele ontstane knelpunten. 2 maanden ná de start werkt de pilot al naar volle tevredenheid en is de pilot al geruisloos overgegaan in de normale werkwijze: digitaal behandelen, verlenen en verzenden.

Vergunningverleners gemandateerd.

Er wordt veel tijd gewonnen doordat de vergunningverleners geheel zelfstandig de vergunningen kunnen verlenen. Ze zijn gemandateerd en ondertekenen alle omgevingsvergunningen zelf. Via een digitale stempel met een (eerder ingescande) eigen handtekening. Als controle op de vergunning wordt wel een zogenoemd 4-ogen-principe toegepast. Vergunningverleners controleren digitaal elkaars vergunningen.

Door deze mandatering op het laagste niveau kan er snel en flexibel besloten worden op een aanvraag. Een verleende vergunning blijft niet meer wachten op een handtekening van een senior en team-hoofd. Door de korte lijn kan er snel worden gereageerd op wensen van aanvragers.

Hoe digitaal?

Alle aanvragen worden gedownload vanuit OLO en geplaatst op het eigen gemeentelijke netwerk, op een aparte aanvragen-schijf. Dit gebeurt in een structuur, die met de betrokken teams is afgesproken. Ook de ontvangen papieren aanvragen worden gescand en als pdf-bestand verder digitaal afgehandeld.

De aanvragen-schijf is verdeeld in een te-archiveren en een niet-te-archiveren deel. DIV (digitale informatievoorziening die de formele archieftaak heeft), kopieert snel en eenvoudig het te archiveren deel in het archiefsysteem Corsa, waar de complete vergunning met adviezen en correspondentie-mails bewaard worden. Dit archiveren gebeurt op 2 specifieke momenten, ná de vergunningverlening en ná de gereedmelding van het bouwwerk (c.q. ná gebruikmaking van de omgevingsvergunning). In het deel niet-te-archiveren komen de overige bestanden die niet in het archief bewaard hoeven te worden, maar wel voorlopig nodig zijn als naslag voor intern gebruik.

2 beeldschermen

Elke vergunningverlener heeft 2 beeldschermen (á 47 cm x 30 cm), om de bestanden te kunnen vergelijken, bijvoorbeeld een tekening met de oude en de nieuwe situatie. Een eenvoudig pdf-leesprogramma - in ons geval ”Foxitreader” (= gratis) - volstaat om metingen te doen en opmerkingen te plaatsen. De bouwbesluittoetsing gaat intensiever en zal wellicht binnenkort via het pdf-lees en meetprogramma ”Bluebeam” gebeuren.

Advisering

De externe adviezen van welstand, brandweer, milieudienst, provincie, waterschap enz., worden via de landelijke ”OLO” aangevraagd en verkregen. Alle interne adviseurs kunnen de aanvragen-schijf raadplegen en zo op elk moment de laatste info inzien. De voorschriften en kaart van een bestemmingsplan kunnen met pdf-creater als 1 document worden samengesteld en digitaal worden bewaard in de betreffende aanvraag-map op de aanvragen-schijf.

Digitaal verlenen en verzenden

De opgestelde vergunning met alle bijlagen wordt via een door de gemeente zelf ontwikkeld eenvoudig digitaal stempelprogramma voorzien van stempels en logo’s. Daarbij kan voor de verschillende brieven, vergunningen, tekeningen en rapporten uit verschillende stempels/logo’s worden gekozen. Daarna wordt de vergunning met bijlagen verzonden via het programma ”wetransfer.com”. Met een betaald abonnement op dit verzendprogramma wordt de te verzenden hoeveelheid aan bijlagen verhoogd van 2 GB naar 10 GB, heeft de gemeente een eigen pagina die beveiligd is en worden alle handelingen bewaard. In het onderdeel ”geschiedenis” op wetransfer.com is informatie te zien over de verzending zelf: naar wie, op welk tijdstip, welke bijlagen, de begeleidende tekst én belangrijk of en wanneer de ontvanger de vergunning al gedownload heeft.

Beschikbaarheid

Alle bestanden zijn op elk moment te raadplegen voor de betrokkenen: adviseurs, juristen, Omgevingsloket, toezicht en handhaving enz. Via OLO of wetransfer kan deze digitale informatie ook worden gedeeld met de aanvrager en zijn adviseurs. Via het Omgevingsloket kan het publiek (ontwerp-)vergunningen inzien.

Toezicht en handhaving

De vergunning met alle gestempelde bijlagen is compleet beschikbaar voor de toezichthouders. Alle toezichthouders controleren de vergunningen via een eigen I-pad. Zowel in het gemeentehuis als op de bouwplaats is er altijd een dataverbinding met de aanvragen-schijf, waar alle bestanden te vinden zijn. Aantekeningen, foto’s, wijzigingen enz. kunnen ter plekke geplaatst worden op de aanvragen-schijf en zonodig gebruikt worden voor nadere externe advisering, bijvoorbeeld bij constructieve wijzigingen tijdens de bouw. Na het toezicht (en eventueel de handhaving), wordt ook dit deel weer formeel gearchiveerd in Corsa.