Onderhandelingen opbreken? Drink liever eerst een kop koffie

Onderhandelen over een te realiseren project- of gebiedsontwikkeling. Dat kan een interessant en spannend proces zijn. Het kan ook uitmonden in een langdurige en frustrerende exercitie. Want wat blijkt aan de onderhandelingstafel? De wederpartij toont zich een veelkoppig ambtelijk monster, komt van een andere commerciële planeet, manoeuvreert als een olifant in een porseleinkast, zit op een totaal andere golflengte, laat telkens nieuwe mensen aanschuiven en blijft maar heronderhandelen, zelfs tot ver over de pijngrens van de overkant van de tafel. Dan kan de verleiding om onderhandelingen af te breken groot worden.  

Niets vergoed

Met enige regelmaat krijg ik de vraag voorgelegd: kunnen we zonder financiële gevolgen de onderhandelingen staken? In veel gevallen luidt mijn antwoord: ja, dat kan. De Hoge Raad vindt namelijk dat contractvrijheid voorop staat. Je bent in uitgangspunt niet verplicht om gesprekken te laten uitmonden in een overeenkomst. Onderhandelingen mogen in principe zonder financiële gevolgen afgebroken worden.

Maar pas op als de gesprekken al zo ver gevorderd zijn, dat je wederpartij er gerechtvaardigd op mocht vertrouwen dat er een overeenkomst tot stand zou komen. Dan bestaat het risico dat er een schadevergoeding betaald moet worden, die zelfs kan bestaan uit het financiële voordeel dat de wederpartij had kunnen behalen als er wél een overeenkomst was gesloten. Let op: het komt bijna niet voor dat dit positieve contractbelang moet worden vergoed. Vaak hoeft er niets vergoed te worden, of alleen de kosten die gemaakt zijn vanwege de onderhandelingen.

Bepaald niet gemakkelijk

Bij de onderhandelingstafel weglopen kan ook wel eens niet mogelijk blijken te zijn. Die situatie kan zich met name voordoen als de gevoerde gesprekken voortvloeien uit een eerder contract, zoals een intentie- of samenwerkingsovereenkomst. Het is vooral oppassen als hierin een (maximale) inspanningsplicht voor partijen is opgenomen om een ontwikkeling mogelijk te maken. Ten onrechte suggereert het woord ‘inspanning’ wellicht dat die inspanning niet zo veel voorstelt. Of dat er geen uiterste inzet wordt verwacht van partijen. Bij het afbreken van onderhandelingen kan het dan voorkomen dat de rechter je terugstuurt naar de onderhandelingstafel. 

Au

Die situatie ondervond in september de vereniging Natuurmonumenten. Met een marktpartij was de natuurbeheerder een maximale inspanningsverplichting overeengekomen om te komen tot contractuele afspraken over de herontwikkeling van Fort Abcoude. De onderhandelingen verliepen bepaald niet gemakkelijk, zo blijkt uit een uitspraak van de Rechtbank Amsterdam.

Natuurmonumenten maakt haar wederpartij in de loop van de onderhandelingen het verwijt dat deze niet te vertrouwen is, omdat zij niet met eigen geld zou investeren in het project. Dit zou wel het uitgangspunt zijn. Feit is volgens de rechter echter dat de wederpartij hier wel degelijk toe bereid is. Dit betekent in het geding een 0-1 achterstand voor de natuurbeheerorganisatie.

Een tweede punt van discussie is of bepaalde uitgangspunten van de samenwerking tussen partijen in de overeenkomst of in een bijlage zouden moeten staan. Aan die discussie tracht Natuurmonumenten het argument te ontlenen dat de wederpartij niet akkoord zou zijn met die uitgangspunten, terwijl er wel overeenstemming is. Volgens de rechter maakt Natuurmonumenten hier een groot punt van, waarmee zij volgens de rechter de indruk versterkt dat ‘zij een stok zoekt om de hond te slaan’. De rechtbank deelt hier in niet mis verstane bewoordingen een tik uit aan de natuurclub. Au. 

Trump of Biden?

Als derde reden voor het afbreken van de onderhandelingen wordt aangevoerd dat er sprake is van slechte communicatie en een gebrek aan vertrouwen over en weer. Volgens de rechter is er echter vooral sprake van een verschil in communicatiestijl tussen partijen, plus ergernissen die niet worden uitgesproken. Dit lijkt voort te komen uit de achtergrond van partijen. Zo is Natuurmonumenten volgens de rechtbank een non-profitorganisatie, waar beslissingen over meerdere schijven lijken te gaan, veel personen worden betrokken en besluiten in harmonie genomen lijken te moeten worden. Om mijn eigen woorden maar even te gebruiken: Natuurmonumenten is een veelkoppig monster.

De wederpartij is een zakelijke onderneming die moeilijkheden niet uit de weg gaat, uitdagingen probeert op te lossen en enige frictie niet ziet als een probleem. Gelet op het laatste punt lijkt hier sprake te zijn van een partij die wellicht wat meer doet denken aan de Amerikaanse president Donald Trump dan aan zijn tegenstander Joe Biden. Desondanks zijn de verschillen tussen partijen niet zodanig dat de rechter er op voorhand van overtuigd is dat een samenwerking niet mogelijk is. 

Hoog opgelopen gemoederen

Lang verhaal kort: de argumenten van Natuurmonumenten zijn niet voldoende om de onderhandelingen te mogen stoppen. De rechter vindt dit ook omdat de stekker pas na jarenlange onderhandelingen, waarin wederzijdse investeringen zijn gepleegd en bouwplannen zijn uitgewerkt, uit de gesprekken is getrokken, nog voor een afgesproken uiterste termijn. Bij deze stand, terwijl er wel een maximale inspanningsverplichting overeengekomen was om tot concrete samenwerking te komen, moet Natuurmonumenten terug naar de onderhandelingstafel. Daar moeten de gesprekken worden voortgezet onder leiding van een mediator. Ik stel mij zo voor dat deze mediator eerst maar eens een kop koffie gaat drinken met beide kemphanen om de gemoederen te bedaren.

 Wellicht hadden deze partijen in een eerder stadium zelf al wel moeten overwegen om een mediator of een onafhankelijke tafelvoorzitter in te schakelen. Zo had wellicht een opeenstapeling van wederzijdse misverstanden, gebrekkige communicatie en gebrek aan vertrouwen voorkomen kunnen worden. Het inschakelen van een advocaat, om de reeds gemaakte en nog te maken afspraken tegen het licht te houden, kan ook een logische keuze zijn. Maar dit gebeurt nogal eens te laat, namelijk als de gemoederen al te hoog zijn opgelopen.

Kostbaar en bitter

Hoe dan ook, het is altijd goed om tijdig te onderkennen dat én waarom onderhandelingen stroef verlopen. Vaak is dat volgens mij niet omdat partijen wezenlijk anders naar een project- of gebiedsontwikkeling kijken. Daar kom je meestal wel vrij snel achter. Het gebeurt eerder omdat men nu eenmaal gewend is om op een bepaalde manier te onderhandelen, waarbij de ene partij zich niet altijd verdiept in de doelen, belangen, drijfveren en cultuur van de wederpartij. Dat kan op zich natuurlijk best goed gaan. Maar het risico bestaat ook dat op termijn een dergelijke handelswijze,  waarin de wederpartij zich mogelijk niet (h)erkend voelt, op onbegrip stuit.

En omdat onderhandelingen over een project- of gebiedsontwikkeling soms jarenlang duren, kan het overweging verdienen om in de beginfase van de gesprekken al een aantal duidelijk begrensde mijlpalen af te spreken. Die moeten dan bereikt zijn voordat er een bestuurlijke ‘go-no go’-beslissing voor een vervolgfase wordt genomen. Liefst is dat een beslissing waar nadien niet al te gemakkelijk op teruggekomen kan worden.

Bij onderhandelingen is het altijd goed om te beschikken over een lange adem en de bereidheid om eerst nog maar eens een kop koffie met elkaar te drinken, voordat onderhandelingen definitief afgebroken worden. Voor je het weet sta je anders bij het koffiezetapparaat van de rechtbank. De afdronk daarvan zou wel eens kostbaar en bitter kunnen zijn. 

Cover: 'Fort Abcoude' door Defence Line Amsterdam (Flickr)