Parallel plannen in woningbouwproces leidt (nu al) tot versnelling

Het Plan van aanpak versnellen processen en procedures woningbouw vormde begin vorig jaar het nieuwe aanvalsplan van (inmiddels demissionair) minister Hugo de Jonge om de ontwikkeltijd van woningbouwprojecten fors te verkorten. Met deze strategie en dus het “sneller, slimmer en efficiënter inrichten van de processen en procedures bij woningbouwontwikkeling” zou de beoogde versnelling van de woningbouwopgave alsnog gerealiseerd moeten worden. Een van de vijf acties uit dit plan was het idee van Evelyn Rademaker, partner bij Fakton Executives, en zelfstandig adviseur Annius Hoornstra om parallel te gaan plannen in planontwikkelingsprocessen.

Een artikel dat het duo schreef over deze werkwijze, trok de aandacht van het ministerie. Rademaker en Hoornstra onderzochten namelijk hoe je door parallel schakelen het planontwikkelingsproces van woningbouw kan versnellen van gemiddeld zo’n zes jaar naar nog geen twee jaar. “Dat kan als je vanaf de start met elkaar in een open planproces werkt en door parallel te schakelen alle processen stapsgewijs in elkaar schuift. De essentie is een andere manier van werken. Niet de ouderwetse manier van twintig projecten tegelijk, maar één project per periode centraal stellen, veel met elkaar in een ruimte zitten om issues snel en concreet op te lossen en daarmee wekelijks stappen zetten,” zo vertelde Rademaker in februari vorig jaar. Destijds was het de ambitie van het tweetal om in beginsel vijf projecten een pilot met deze werkwijze te beginnen.

Onmogelijk en onbegrijpelijk

Een jaar later is die pilot in vier woningbouwprojecten en drie NOVEX-gebieden in volle gang. Parallel plannen is hier respectievelijk de komende twee of drie jaar het uitgangspunt. De projecten zijn gekozen uit meer dan vijftig inzendingen die binnenkwamen na een oproep van het ministerie aan de vakwereld om pilots aan te dragen. En tijdens dat selectieproces viel het tweetal al van de ene verbazing in de andere, zowel in de gesprekken die met betrokkenen werden gevoerd als in de opgestuurde documentatie. Hoornstra: “We zagen in veel projecten al dat het ontbreken van planningen aan de orde van de dag was. Dat zorgde voor onrealistische verwachtingen tussen gemeenten en ontwikkelaars.”

Daarnaast waren er volgens Hoornstra verrassend veel projecten waarbij partijen niet van elkaar wisten dat het project als pilot was ingediend of waarbij het project voor de ene partij veel meer prioriteit had dan voor de ander. “Dan was het project voor een gemeente heel belangrijk, terwijl het project bij de ontwikkelaar onderin de stapel lag – of andersom. Onmogelijk en onbegrijpelijk. Hoezo wil je dan binnen twee jaar van start gaan? En zonde van de capaciteit.”

Rademaker: “Er zijn inderdaad veel projecten afgevallen met ontbrekende planningen, omdat de onderlinge samenwerking nog niet was opgezet en de pilot niet de energie uitstraalde die nodig is om deze opgave aan te pakken. Maar er zijn ook projecten afgevallen die zeker potentie hadden. Het was inspirerend om te zien hoe goed die partijen het al voor elkaar hadden, maar wij moesten uiteindelijk een keuze maken. We konden er maar een x-aantal selecteren, die samen ook een goede mix voor de pilot zouden vormen.”

Verbazingwekkend grote impact

Naast de lessen uit de selectieprocedure hebben Rademaker en Hoornstra ook al veel opgestoken van de eerste maanden dat de pilotprojecten aan de gang zijn. Er zijn drie belangrijke lessen die ook voor andere gemeenten en ontwikkelaars zeer waardevol kunnen zijn. “Als eerste ook hier weer het überhaupt hebben van een planning,” lacht Hoornstra. “Je zou bijna denken: ja, natuurlijk, logisch. Maar het blijkt dat veel projecten helemaal geen planning hebben of een veel te globaal tijdspad hanteren.” ‘Over een half jaar mijlpaal X, over twee jaar mijlpaal Y en over 3,5 jaar start bouw.’ En als je dan vraagt: wat gebeurt er in de tussentijd, dan mist het overzicht.”

Hoornstra vervolgt: “Als je die planning wel maakt, zie je dat je al heel veel tijd, geld en capaciteit kan winnen als je dingen net anders in de tijd zet.” Hij noemt een praktisch voorbeeld dat in een van de projecten naar voren kwam. “Sommige gemeenten beginnen soms pas met een bestemmingsplan als de anterieure overeenkomst is afgesloten. Maar je kan ook denken: we beginnen gewoon en maken intentieafspraken met de ontwikkelaar dat er echt wordt betaald. Daar kan je soms al een jaar mee winnen, maar dat zie je pas als je een planning maakt. Niets revolutionairs, maar dat heeft een verbazingwekkend grote impact op de snelheid van plannen. Wij vielen echt van onze stoel over hoe gemakkelijk het soms kan zijn te versnellen door ingesleten processen ter discussie te stellen.”

Alles uit de kast halen

De tweede les is dat wie met parallel plannen aan de slag wil, dat moet doen op een plek in de organisatie waar al veel energie zit. Het is zaak daar een team omheen te bouwen. “Dan kan je meteen morgen starten, want parallel plannen is echt niet heel ingewikkeld,” zegt Hoornstra. “Alleen we kregen ook vaak de reactie: dit vraagt vast om een enorme cultuuromslag en ik heb het al zo druk, laat maar zitten. Een gekantelde organisatie is niet de randvoorwaarde die nodig is om deze nieuwe manier van werken te organiseren. Vorm een team op een plek waar al energie zit, liefst met minimaal iemand van de gemeente, woningcorporatie en aannemer/ontwikkelaar. Dan kan je meteen een planning maken en alles uit de kast halen.”

De derde les gaat over de participatievraag. Rademaker en Hoornstra geven aan dat die vraag automatisch opkomt wanneer je de tijdspanne korter maakt. Daarom zeggen zij: begin met een leeg vel en ga vanaf dag één met de omgeving in gesprek over wat zij belangrijk vinden. “We merken dat iedereen dat heel spannend en moeilijk vindt. Dat is het ook, maar op de lange termijn betaalt het zich uit. De klassieke manier van ‘ik maak een plan en vraag aan bewoners wat ze ervan vinden’ lijkt veiliger en succesvoller, maar is het niet. Dat maakt de slagingskans van een project juist veel minder groot.”

Niet de wereld veranderen

Met deze drie lessen hoopt Rademaker zowel bij de deelnemers aan de pilots als bij andere gemeenten en ontwikkelaars een structurele aanpak- en gedragsverandering te realiseren. “Men voelt zich gesteund en geïnspireerd, dat merken we. Wij willen deze lessen en ervaringen op een online platform delen zodat iedereen de oude manier van werken kan doorbreken en de nieuwe aanpak kan overnemen. Mensen zijn er zo ontzettend aan toe om het anders te doen. En de urgentie om sneller te bouwen en de productie te versnellen is zo hoog. En dus is het van belang niet blijven hangen in ‘dit kost mij extra werk’, maar de efficiëntieslag slaan door te prioriteren en veel contact te hebben met elkaar.”

De kern van het parallel plannen is volgens het duo namelijk allang duidelijk: de wetgeving is het probleem niet, parallel plannen kan al. Maar het inventariseren van de aanpassingen die nodig zijn in de manier van werken is de hoofdactiviteit. Hoornstra: “Als je het proces om tot uitvoering te komen strakker plant en zaken naar voren haalt in de tijd, veranderen afspraken en mechanismen en moet je zaken aanpassen. Wat betekent het in de praktijk als de ontwikkelaar vroeg in het proces aan tafel komt zitten? Of dat je als ontwikkelaar al heel snel weet: we gaan sowieso bouwen, wat er ook gebeurt. Dat proces van zaken aanpassen noemen wij samen met alle betrokkenen ‘beren op de weg schieten’. Welke problemen zie je en als dat terechte problemen zijn, zijn ze dan ook oplosbaar? De beren verdwijnen. Ja, je moet soms creatieve dingen bedenken, maar er is heel veel mogelijk als alle partijen ook willen.”

De planning indikken van zes naar twee jaar, met tot wel vijftig procent minder capaciteit, waarom zou je dat als gemeente of ontwikkelaar niet willen? Rademaker weet wat de waarde van parallel plannen kan zijn en hoopt dat deze eerste ervaringen als inspiratie kunnen dienen voor projecten die niet als pilot zijn geselecteerd. “Steeds als we dit verhaal vertellen, begint het met reacties als: ‘dit kan toch niet, hoe dan?’ Maar we horen ook: ‘dat hebben we weleens gedaan bij een tender of bij flexwoningen’. Waarom is het niet de standaard werkwijze? Dat is omdat we met z’n allen hebben geaccepteerd dat ontwikkelen zes jaar of meer kost. Dat is onzin. Door de pilots en de ervaringen laten we zien dat wij geen utopie schetsen. Dit is wat er werkelijk kan. Voor deze versnelling hoef je niet de hele wereld te veranderen. We hoeven in deze woningcrisis gewoonweg niet te accepteren dat planontwikkeling lang duurt.”