Onderzoek Honderden partijen die enthousiast zijn om te participeren in jouw gebiedsontwikkelingsproject. Aantallen die je onmogelijk allemaal kunt spreken. In eerste instantie klinkt dit in de huidige crisistijd als een droom die mijlenver van de werkelijkheid af staat. Echter uit onderzoek is gebleken dat met een gebiedsontwikkeling als de Floriade eerder geschetst enthousiasme uit de markt zeker haalbaar is. Honderden partijen zijn geïnteresseerd in een vorm van participatie bij gebiedsontwikkeling die gekoppeld is aan een groot evenement. Dat blijkt uit onderzoek naar eventgerichte gebiedsontwikkelingen, dat is uitgevoerd ter afronding van de opleiding Master City Developer. Daarbij is het verrassend dat ook partijen die niet direct in ‘traditionele’ gebiedsontwikkelingen gebruikelijke partners zijn, zich in deze gevallen wel melden.
Netwerkmanagement essentieel
Naast het enthousiasme zijn er tal van andere aspecten die een eventgerichte gebiedsontwikkeling interessant maken. Eén daarvan is het aantrekken van grote aantallen toeristen naar de stad. Door het evenement zo te organiseren dat de toeristen ook andere delen van de stad bezoeken kan het bedrijfsleven in ruime mate profiteren van de aanwezigheid van de extra bezoekers van de stad.
Versterking imago en netwerken in de stad
Een eventgerichte gebiedsontwikkeling –mits op een succesvolle manier georganiseerd– kan ook het imago van de stad versterken. De stad zal aantrekkelijker worden voor potentiële bewoners, bedrijven en investeerders. Ook versterkt een dergelijke gebiedsontwikkeling de ontwikkeling van partnerships in de stad. Partijen in een stad zoeken elkaar, dankzij het gezamenlijke belang, op en richten bijvoorbeeld netwerken en vriendengroepen op. Dit biedt natuurlijk kansen voor innovaties en nieuwe samenwerkingsvormen. Een ander voordeel is dat een eventgerichte gebiedsontwikkeling zowel vanuit het evenement als vanuit de gebiedsontwikkeling ontworpen wordt. Deze dubbele laag zorgt ervoor dat investeringen voor beide activiteiten gebruikt worden. Kosten worden hierdoor gedeeld en het door ontwikkelen van een evenement naar een gebiedsontwikkeling is dan relatief eenvoudig. De investeringen zijn dan immers grotendeels al verricht.*
Aanbevelingen
Vanwege de grote valkuilen en de daarbij behorende risico's is netwerkmanagement essentieel. Een strategie voeren per type actor in het netwerk is om die reden zeer aan te raden. Hieronder volgen de aanbevelingen om een eventgerichte gebiedsontwikkeling tot een succes te maken.
Verbinden van duurzame actoren voor indienen bidbook: In de fase van het opstellen van het bidbook is het aan te bevelen om actoren met een lange termijn horizon te verbinden aan het evenement. Actoren die voor snelle winsten gaan zijn hiervoor minder geschikt. Door actoren in deze fase te betrekken en het bidbook mede te laten ondertekenen, verbinden zij zich voor een lange periode aan de eventgerichte gebiedsontwikkeling.
Enthousiasmeer actoren: Betrek de ondernemers en mogelijk andere eindgebruikers van vastgoed na het evenement al in een vroeg stadium. Door betrokkenheid en enthousiasme te creëren voor vestiging op het evenemententerrein zal het draagvlak voor de realisatie van vastgoed worden vergroot. Benadruk de voordelen die het evenement met zich mee kan brengen, zoals het aantrekken van toerisme en de innovatiemogelijkheden voor het bedrijfsleven om zo actoren in beweging te krijgen.
Leg actoren in de ‘watten’: Beloon sponsoren en andere actoren met extra informatie, organiseer open dagen tijdens de aanleg van het terrein voor deze groep en geef ze extra privileges om het ambassadeurs te laten zijn voor het evenement.
Netwerk/onderhandel/deal: Start snel na het winnen van het bid met het analyseren van de netwerken en onderhandel met actoren over de voorwaarde van deelname en breng flexibiliteit in de contracten. Te laat starten met contractering levert problemen op ten aanzien van de onderhandelingspositie van de gemeente en planningsrisico’s in verband met de opleverdatum van het evenement. Twijfel niet op het moment dat een policy window ontstaat, maar teken de contracten. Herhaal de stakeholderanalyse op een aantal momenten tijdens het proces.
Stuur het netwerk: Stel een netwerkmanager aan die zicht heeft op het totale speelveld en mogelijkheden heeft om overvloedig overleg te voeren met actoren. Investeer daarbij niet alleen in goede relaties, maar zeker ook in relaties die moeizaam verlopen. De netwerkmanager kan de actoren indelen in type bondgenoten en het risicoprofiel bepalen, om vervolgens per actor de strategie te bepalen. Daarnaast kan de netwerkmanager netwerkbijeenkomsten organiseren en actoren uitdagen bij het meedenken over de plannen en sturen in de netwerken.
Start zo snel mogelijk met de bouw: Start met de realisatie van vastgoed voor het evenement, mogelijk kan het vastgoed een bijdrage leveren aan het evenement en het voorkomt dat na het evenement een afterevenementendip op gaat treden. Denk na over mogelijke incentives als actoren eerder starten met de bouw, denk aan de branding van het terrein na die tijd en maak daar een plan voor. Voorkom dat het terrein op slot gaat.
Wees flexibel en lever maatwerk: Flexibiliteit en maatwerk zijn nodig om actoren de mogelijkheden te geven die zij wensen. Een verkavelingsplan wat tot op de meter vaststaat heeft die flexibiliteit niet. Laat een blauwdrukplanning los en biedt ruimte voor organische ontwikkelingen binnen het hoofdraamwerk van het evenement. Flexibiliteit is ook nodig in de contractvorming, geef ruimte voor wijzigende omstandigheden, zodat een toekomstbestendig contract getekend kan worden. Zorg in ieder geval voor voldoende financiële ruimte bij onverwachte tegenslagen vlak voor het evenement.
Ontwikkel event- en gebiedsgericht: Voorkom dat het evenement of de gebiedsontwikkeling de overhand krijgt. Het gaat om een eventgerichte gebiedsontwikkeling waarbij beide onderdelen samen op gaan. Dit verdient aandacht bij de inrichting van de organisatie.
Communiceer: Communiceer regelmatig over de vorderingen van het evenement, de mogelijkheden voor participatie en de voordelen, waarbij communicatie in het buitenland niet vergeten moet worden in verband met het aantrekken van buitenlandse bezoekers en investeerders.
Combineer: Bekijk de mogelijkheden om actoren te verbinden niet op de schaal van de eventgerichte gebiedsontwikkeling, maar kijk breder in de stad. Zo zijn er mogelijk ontwikkelingen elders in de stad waar actoren graag in willen participeren. Op dat moment ontstaan policy windows om afspraken te maken over de bijdrage aan de eventgerichte gebiedsontwikkeling.
*Dit is een bewerking van passages uit een artikel dat in februari 2014 in Vitale Stad verscheen (jaargang 17, #02- 2014, Vitale Stad).
Zie ook:
- Scriptie Edwin Bos: ‘Floriade; het netwerkevent in gebiedsontwikkeling’
- Scriptie Alex Letteboer: ‘Internationale bauausstellung: Context project innovatie’
Cover: ‘2014.09.02_Tien tips voor eventgerichte gebiedsontwikkeling_660’
Door Edwin Bos
Projectmanager (MSc. mcd) Almere Centrum Weerwater (Floriade) bij Gemeente Almere
